Im Zusammenhang mit der elektronischen Verzeichnung und Konservierung der Fotos wurde eine neue Signatur vergeben. Die vom Verband selbst für die separate Fotosammlung benutzten Signaturen mit "F" wie Foto und Laufnummer (Bsp. F-01274) sind neu unter der Bezeichnung "FS" wie Fotosammlung innerhalb des Bestandes mit Rückschluss auf die Laufnummer erschlossen. Die Altsignatur im Beispiel (F-01274) ist unter AGoF 180-FS-1274 verzeichnet.

Zu den Fotos gibt es eine Fotodokumentation (Findmittel), die aus ursprünglich drei Ordnern bestand, wovon einer nicht mehr auffindbar ist. Die zentralen Angaben aus dem Findmittel wurden übernommen, auf gewisse weitere Informationen (z.B. die Zuordnung der Fotos zu bestimmten Oberbegriffen wie Küche, Lager, Buffet usw.) wurde verzichtet. Fehlten Angaben in der Fotodokumentation, wurden die Informationen, welche auf den Fotos oder den Fotoumschlägen festgehalten waren, aufgenommen.

Die Angaben zum Umfang der Fotos entspricht denjenigen des Findmittels. Bei umfangreichen Dossiers ist die Anzahl nicht genau erfasst, sondern z.B. mit der Angabe "x Negative" umschrieben.